去年初秋的一个深夜，刚刚入梦的我被一阵紧过一阵的手机铃声惊醒。“杨律师，不好意思，这么晚打扰你。我公司账户被法院冻结了，我想明天早晨约你商量。”来电话的是半年前认识的朋友A，他创立了一家以开发小区智能终端为主业的科技公司B，创业不到三年，业务红火，发展迅速。我请他简单地说明一下情况。
原来，他三个月前成功地竞争到一笔业务，为四川某地的一个大型居住小区的家庭智能化项目提供家庭信息化智能终端设备及技术服务。从投标到签订合同均很顺利，百余万元的项目拿下来，即配备了一个项目组着手采购设备并派专人前往四川搭建平台，不久也顺利地收到了预付款。然而由于对方人事变动等原因，双方的配合出现了问题，项目进展也因此延误。“我们尽了很大努力，没想到对方竟然说我们违约，将我们告上法庭，还冻结我们的账户！”感觉案情似乎不应当如此简单，于是我们约好次日上午带好全部相关资料再细谈。
第二天，A带来了对方的诉状和法院的应诉资料以及双方签订的合同。对方以B公司未按合同约定及时全面履行合同义务，不能按合同约定实现投标设计中承诺的全部功能，且对对方的催告置之不理，导致项目工期一再延误为由，请求解除所签合同，退还预付款28万余元，并赔偿经济损失32万余元。对此，A很不以为然，他认为在没收到对方预付款的情况下，已经组织设备采购，并派人携带搭建实验平台的设备前往四川，但是对方非常不配合，导致工作进展缓慢。而所谓不能实现承诺的功能更是无稽之谈，B公司承接了很多更为复杂的项目，质量均得到客户的认可。由于A并没有提供相关的证据材料，我无法对此作出判断，只好根据合同的约定、对方的诉状和A的陈述，为他列了一个证据清单，请他回去准备。
此后，根据A提供的线索，我们指导、启发他们收集各种可能相关的证据。然而很遗憾，除了几份采购合同的传真件和飞机票、住宿发票外，再也没有任何有价值的证据了，只有一份情况说明，详细地描述了合同履行的全过程，然而几乎没有可资证明的证据。根据我的直觉，我完全相信他们所讲的都是事实，然而客观事实只是客观事实，如果没有证据证明，他们就无法成为定案所依据的法律事实，除非对方承认。对此，我感到很无奈。
在庭审中，对方出示了很多证据，包括对方给B公司的公函、律师函等以及B公司的部分复函。对于这些函件，A多数表示认可，但是也有不曾见过甚至不曾知道的。幸运的是，对方代理人在诉讼过程中以及庭审时犯了一些低级错误，致使天平没有完全向其倾斜。最终该案在法院主持下调解结案，B公司几乎没有遭受损失，A对此很满意。
结案了，当事人很满意，但是我并不满意，如果B公司的履约管理能稍好一些，结果会更好。从本案看，虽然合同中也有个别条款对B公司而言比较不利，但从合同整体看，双方的权利义务还是基本平衡的。但是履约管理的差异直接决定了纠纷处理的结果。由于对方拿出证据证明B公司确实延误了工期，而B公司却不能举证证明延误系对方不配合所造成，因此工期延误的违约责任须由B公司承担。如果B公司能够在履行过程中通过各种适当方式留下其努力履行合同的痕迹，结果会截然不同。对于功能的实现，双方竟然均不能提供当初投标时的设计方案，对方的主张因此失去依据，而B公司根据我的要求当庭展示了模拟系统，演示了相关设计功能，相信法官得到了足够的心理暗示，能够作出有利于B公司的判断。对于合同能否解除还是应当继续履行，对方出示了很多公函和律师函，其中包括根据合同约定为解除合同而设定的条件，然而B公司却只是针对一些技术细节回应了对方，并作出了真诚努力，对于能否解除合同这种重大选择却因为没有职业敏感性而置之不理，致使对方可以根据合同法的规定解除合同。如果B公司接到律师函后也请律师作出相应的回复，或许可以避免这种尴尬的发生。然而，从来没有如果，只有现实。
随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订的过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够，让律师参与履约管理同样重要。对于很多项目而言，签订一个好的合同只是一个良好的开端，合同的履行才是真正重要的环节。项目合同往往履行过程较长，期间需要合同双方或者多方的配合，这固然需要在合同中详细约定相关细节，但更需要合同当事人根据实际情况以及合同的约定作出补充或者修改。因此，为保障合同能够顺利履行，合同当事人应当在合同签订后即指定专人（最好是企业法务人员或者律师）负责履约管理，包括妥善保管合同以及履行过程中所形成的任何文件，针对合同履行过程中出现的问题即时与合同对方协商解决方案并形成补充协议或者备忘录，签收对方送达的函件或者其他书面文件并作出相应的回应，等等。这样不仅能及时处理合同履行过程中出现的问题，保障合同如期、顺利履行，实现合同的目的，而且在处理合同纠纷时能够有理有据，不至于陷入被动。
要实现履约管理的全过程控制，人员的配备就显得非常重要。很多企业已经不仅仅将律师作为消防队员使用，还让律师参与企业的决策、规章制度的制订、项目的谈判、合同的起草、员工的培训等事务中，以最大限度地从源头上防范法律风险。企业规模发展了，法律服务的需求就会大大增加，外部律师就会不能满足处理全部问题的需要，这时候企业就应当考虑建立自己的内部法务人员的队伍，内部法务人员与外部律师相互配合，就让企业家们既有保健医生的服务，又有专家门诊的服务，企业因此才能健康发展。（本文载于《财富人物》2007年10月刊）
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杨春宝一级律师简介
杨春宝一级律师，大成上海高级合伙人、资本市场部主任、国资基金研究中心主任，大成中国区私募基金专业带头人、科技与文化法律研究中心联合牵头人。执业30余年，长期从事私募基金、投融资、并购重组法律服务，尤其对对赌研究颇深且具有非常丰富的实战经验，并专注于金融机构股权投资业务。2004年起多次入选The Legal 500"私募基金"和"公司与商业"等境内外各类律师榜单，代理的中国法院首例适用外国法律审理外国公司的董事损害小股东权益纠纷案入选上海高院发布的《上海法院域外法查明典型案例》和威科先行"要案头条"。入选上海涉外法律人才库、上海市司法局鼎新法治人才库、上海国有企业改制法律顾问团，具有上市公司独立董事任职资格，系多家知名高校的兼职教授或兼职研究生导师及上海市商务委跨国经营人才培训班讲师。出版《私募股权投资基金风险防控操作实务》等16本投融资法律专著。了解更多常见法律问题
合同履行中如何有效留存证据？
合同履行过程中的证据留存是防范法律风险的基础性工作。根据民事诉讼证据规则，当事人对自己提出的主张负有举证责任，未能提供证据的，可能承担不利后果。实务中，企业应建立完整的履约档案管理制度，系统化保存以下材料：一是合同原件及附件、补充协议、技术方案、图纸等基础文件；二是履行过程中的往来函件、电子邮件、微信聊天记录、会议纪要、备忘录等沟通文件；三是送货单、验收单、付款凭证、发票等交易凭证；四是设备采购合同、差旅票据、现场照片、工作日志等能证明履行为此付出的成本。对于涉及对方不配合或延迟履行等事实，应及时通过书面函件提出异议并留存邮寄凭证，必要时可采取公证送达方式。同时，所有文件应注明日期和签署人，电子证据应及时备份并保留原始载体。在本案中，B公司正是因为无法提供证明对方不配合的证据，才被迫承担工期延误责任。因此，企业应指派专人负责证据收集归档，定期检查完整性，确保在发生争议时能够还原客观事实，使法律事实与客观事实相统一。
收到对方解除合同通知应如何应对？
当收到对方发出的解除合同通知或律师函时，企业必须高度重视并迅速采取专业应对措施。首先，应仔细审查合同解除条款及通知内容，确认解除条件是否满足、程序是否合法。根据法律规定，当事人一方主张解除合同的，应当通知对方；合同自通知到达对方时解除，对方有异议的可以请求确认解除合同的效力。因此，收到通知后，切勿置之不理，否则可能被视为默许解除。其次，企业应在合理期限内提出书面异议，并向对方明确表达继续履行合同的意愿。同时，应全面梳理己方履约情况，收集能够证明未根本违约的证据，如已完成的工作量、对方不配合的证据、不可抗力等免责事由。第三，建议立即咨询律师或法务人员，分析合同解除的法律后果，包括损失赔偿范围、已收取款项的处理等。在实务中，对方往往以催告函、律师函作为解除合同的前置程序，此时期回应专业、合法，可以避免解除条件成就。本案中，B公司仅针对技术细节回应，未对合同解除风险进行有效抗辩，导致陷入被动。正确做法是：在收到解除通知后，一方面书面表示异议，另一方面积极协商解决方案，必要时通过诉前保全或诉讼方式维护权益。
企业如何建立合同履行管理制度？
建立完善的合同履行管理制度是预防合同纠纷的核心举措。企业应从机构、人员、流程三个层面构建体系。在机构层面，应明确合同管理归口部门，有条件的企业设立法务部，或聘请外部律师担任常年法律顾问，实行内部法务与外部律师联动机制。在人员层面，每个项目应指定专人负责履约跟踪，该人员需具备基本法律素养，并接受合同管理培训。在流程层面，应制定合同履行标准化流程：一是在合同签订后，组织相关人员进行合同交底，明确各方权利义务、关键节点及风险点；二是建立合同履行台账，记录付款条件、交付期限、验收标准等核心指标；三是实行文件流转签收制度，确保所有对外函件均经法务审核并留存副本，对收文进行登记并及时回复；四是建立履约异常预警机制，当出现迟延履行、质量争议等情形时，立即启动应急程序，通过补充协议或备忘录固定双方合意。此外，应定期开展合同履行检查与复盘，及时整改问题。在本案中，B公司缺乏有效的履约管理，导致投标方案丢失、往来函件不完整，教训深刻。通过制度化、规范化的管理，企业不仅能保障合同顺利履行，还能在纠纷中举证充分，真正实现法律风险的事前防范。
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